Inwentaryzacja środków trwałych a podstawy jej przeprowadzenia

Procedura inwentaryzacji środków trwałych jest niezwykle złożona, aczkolwiek tylko na jej podstawie można ocenić ich stan rzeczywisty. Oczywistym jest, że zapisy w księgach – i to nawet najdokładniejsze – nie zawsze mają przełożenie na stan faktyczny. Dlatego tak ważne jest, by proces inwentaryzacji został przeprowadzony w sposób profesjonalny.

Na początek… spis z natury

Chcąc przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych, należy sporządzić spis z natury. Cechą tego procesu jest to, że w jego trakcie nie ocenia się faktycznej trwałości wybranego przedmiotu, lecz jedynie to, czy istnieje on, czy też nie. Celem spisu z natury jest wyłącznie skupienie się na tym, w jakich ilościach dane środki trwałe istnieją. Ich oceną zajmie się kolejny etap inwentaryzacji, którego celem będzie obliczenie rzeczywistej wartości tychże środków.

W jaki sposób realizowana jest ta ocena? Odpowiednie organy wewnątrz przedsiębiorstwa same muszą określić metodę analizy przydatności wybranych środków trwałych. Problem pojawia się w momencie, gdy takim aktywem jest np. samochód lub inna, zaawansowana maszyna. W tej sytuacji pojawia się konieczność dokładnego przeanalizowania przydatności wybranego urządzenia.

Kiedy inwentaryzacja środków trwałych nie może być przeprowadzona?

Nie zawsze istnieją prawne przesłanki do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych. Niemniej prawo polskie umożliwia zaniechanie jej przeprowadzenia, ale tylko na podstawie dwóch (zresztą trudnych do zakwestionowania) przesłanek. Pierwszą z nich jest brak konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji środków przez firmę, która zawiesiła swoją działalność.

W drugim przypadku inwentaryzacja środków trwałych nie jest konieczna, jeśli środki te znajdują się na terenie strzeżonym (i nie ma możliwości ich przeliczenia), a także – gdy są one zaksięgowane jako środki trwałe w budowie. W tym przypadku można zaniechać inwentaryzacji, ale tylko wtedy, gdy ostatni spis był przeprowadzony nie wcześniej, niż cztery lata temu.

Utrudniony dostęp do środków trwałych – co wtedy?

Może się zdarzyć, że inwentaryzowane środki trwałe nie są ogólnie dostępne. Co wtedy? Jeśli nie ma możliwości ich fizycznego zliczenia, można dokonać ich inwentaryzacji wyłącznie na podstawie zapisów w stosownych księgach i porównania ich z dostępną dokumentacją. W pozostałych przypadkach nie można zaniechać przeprowadzenia inwentaryzacji.

Podsumowując, choć inwentaryzacja środków trwałych jest bardzo ważnym i wymaganym przez prawo procesem, istnieje możliwość zaniechania jej przeprowadzenia na podstawie spisu z natury. W pozostałych przypadkach prawo jest nieugięte – trzeba ją zrealizować.