Jak komunikować się w firmie?

W nowoczesnym przedsiębiorstwie, komunikacja odgrywa praktycznie najważniejszą rolę. Trudno sobie wyobrazić działającą w sposób rzetelny i elastyczny firmę, w której brak komunikacji uniemożliwiałby współpracę nawet na najniższych szczeblach. Jakie cechy powinna mieć ta komunikacja i na jakich szczeblach winna się odbywać?

Zwięzłość – podstawa dobrej komunikacji

Jedną z najważniejszych zalet dobrego managera jest zwięzłe formułowanie zadań. Dotyczy to zarówno wysokich szczebli firmy, jak i tych niższych. Obowiązkiem osób współpracujących ze sobą, jest przesyłanie danych w sposób zwięzły. W związku z tym, że mają one niejednokrotnie istotny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, to winny być one maksymalnie klarowne i spójne.

Trudno sobie wyobrazić sytuację, w której – wewnątrz przedsiębiorstwa – brakuje takiej informacji. Zadania kierowane do poszczególnych pionów muszą być ściśle określone, ponieważ jeśli tak nie będzie, to cele przedsiębiorstwa również nie zostaną zrealizowane (jeśli w ogóle zostaną zdefiniowane).

Szybkość przepływu danych

Komunikacja w firmie powinna być możliwie jak najszybsza. Jest to ważne z co najmniej kilku powodów. Po pierwsze, obiekt niektórych dokumentów musi odbywać się w sposób płynny, gdyż od tego zależy wynik przedsiębiorstwa. Po drugie, niektóre zadania realizowane przez przedsiębiorstwo, wymagają ciągłego aktualizowania posiadanej wiedzy.

Wreszcie po trzecie – nowoczesne środki szybkiej komunikacji, coraz częściej wymuszą zastosowanie narzędzi korzystających – za pośrednictwem wielu użytkowników – z możliwości współdzielenia pliku, dokumentu itd. Nie byłoby to możliwe (albo byłoby znacznie spowolnione), gdyby komunikacja w firmie odbywała się wyłącznie w oparciu o stare i archaiczne metody.

Transparentność i dopasowanie treści

W dobrze skomunikowanej firmie, dane powinny być w pełni transparentne. Oznacza to, że muszą one być szybko przetwarzane, by mogły służyć kolejnym pionom lub działom firmy. Przetwarzanie takich danych jest bardzo skomplikowane i często wiąże się z koniecznością szybkiej analizy ich zawartości, pod kątem wybrania tego, co dla adresata jest najistotniejsze.

Podsumowując, niezależnie od skomplikowania procesu decyzyjnego w firmie, komunikacja w przedsiębiorstwie musi odbywać się sprawnie, szybko i z uwzględnieniem jej specyfiki i tak zwanego „targetu”. Jeśli wszystkie te warunki zostaną spełnione, to istnieją przesłanki, by przedsiębiorstwo weszło na nowy poziom zarządzania i zaczęło generować jeszcze wyższe obroty.