Polskie prawo wyraźnie definiuje jak przedsiębiorcy powinni ewidencjonować wszystkie operacje finansowe w obrębie swojej firmy. Natomiast ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek wykonania szczegółowej inwentaryzacji środków trwałych na przedsiębiorstwa prowadzące pełną księgowość. Należy ją wykonać na koniec każdego roku obrotowego. Wiąże się to czasem z koniecznością rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Powstaje wtedy pytanie, w jaki sposób najlepiej jest je rozliczyć i jak je uwzględnić w ewidencji bilansowej.
Rok obrotowy – definicja
Inwentaryzacja środków trwałych wiąże się z pojęciem roku obrotowego. Rok obrotowy zazwyczaj pokrywa się z rokiem podatkowym. Rok podatkowy dla osób fizycznych zawsze jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Jednak osoby prawne mają możliwość wyboru zarówno roku podatkowego jak i obrotowego. Rok obrotowy to rok kalendarzowy lub inny przyjęty w umowie lub statucie spółki okres czasu wykorzystywany do celów podatkowych. Rok podatkowy zazwyczaj pokrywa się z rokiem obrotowym. Jednakże pojęcie „rok podatkowy” jest przywołane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast pojęcie „rok obrotowy” w ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że należy ostrożnie używać tych pojęć, ponieważ zostały zdefiniowane w dwóch różnych aktach prawnych.
Różnice inwentaryzacyjne
Inwentaryzacja środków trwałych najczęściej jest przeprowadzana w formie spisu z natury. Jeżeli jednak dostęp do środków trwałych jest utrudniony, dysponuje nimi inna firma czy osoba fizyczna lub też spółka sama zarządza obcymi środkami trwałymi to może się zdarzyć, że inwentaryzację należy przeprowadzić na zasadzie potwierdzenia sald lub weryfikacji stanu ewidencyjnego. Jeżeli komisja inwentaryzacyjna po zakończeniu spisu z natury dostrzeże niedobory, nadwyżki czy też szkody wpływające na stan majątkowy firmy to najpóźniej w ostatnim dniu roku obrotowego należy to wykazać w ewidencji bilansowej.
Sposoby rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych po spisie z natury
Jednym z często spotykanych rozliczeń w ewidencji bilansowej jest uwzględnienie strat jako naturalnych ubytków, które mieszczą się w granicach powszechnie przyjętych norm. Sytuacja może taka wynikać choćby z powodu działania czynników biologicznych lub klimatycznych. Inną przyczyną takiego stanu rzeczy mogą być właściwości fizyczne lub chemiczne danego środka trwałego. Natomiast, jeżeli mowa jest o maszynach czy narzędziach to na spadek wartości mogą mieć wpływ warunki magazynowania lub transportu.Może się również zdarzyć, iż inwentaryzacja środków trwałych wykaże niedobory, które tak naprawdę są pozorne. Z taką sytuacją ma się do czynienia, gdy przykładowo środek trwały został oddany w najem czy też przekazany do naprawy. Niedobory lub nadwyżki mogą być również niezawinione. Może to być następstwem kradzieży lub błędów w dokumentacji magazynu. Ostatecznie, niedobory mogą być również zawinione, gdy zostanie udowodnione, że osoby odpowiedzialne za mienie nie dołożyły należytej staranności w sprawowaniu nadzoru nad powierzonymi dobrami. W zależności od stwierdzonych przyczyn, zapis musi się zgadzać ze stanem faktycznym, a protokół różnic powinien zostać zatwierdzony przez właściwego dla jednostki kierownika.
admin